Tulevaisuuden työ ja työn tekemisen paikat
06.10.2020
Työn tekemisen ja työpaikkojen uuden normaalin määrittely on käynnissä. Muutoksesta kertovat viimeaikaiset tutkimustulokset sekä muutokset toimitilamarkkinassa ja asiakkailta saatu palaute. Kuinka toimitilamarkkina voi vastata käyttötapojen muutokseen?
Työn ja työtilojen käytön muutoksilla on suuri kansantaloudellinen merkitys. Vääränlaiset tilat jäävät tyhjiksi aiheuttaen turhia kustannuksia ja energiankulutusta, ja samalla yrityksille ei välttämättä ole tarjolla tilaa, joka tehostaisi heidän arvonluontiaan. Työn muutos haastaa myös kaupunki- ja liikennesuunnittelun muuttamalla totutut työpaikka-alueet, työmatkaliikenteen ja niiden vaikutukset kulutustottumuksiin.
Tilatarpeiden suuri muutos
Koronan myötä yleistyneen etätyön osoitettua hyvät puolensa (Ikonen 2020, Suomen Yrittäjät 2020) arvioidaan monissa yrityksissä parhaillaan, millaista tulevaisuuden työ heillä tulee olemaan, ja millaisia työtiloja työn mahdollisimman tehokkaaseen tekemiseen jatkossa tarvitaan. Halutaanko yritykselle edelleen oma toimistotila ja omat huoneet, vai tulisiko työpaikan olla olohuonemainen kohtauspaikka, johon työntekijät voivat halutessaan ja tarvittaessa tulla? Onko yrityksen mielekästä olla yhdessä suuressa toimistokiinteistössä, vai kannattaisiko siirtyä pienempiin satelliittiyksiköihin, joissa osasto tai vaikka yhden projektin parissa työskentelevät kohtaavat ja luovat omia tiiviimpiä työyhteisöjään?
Konsulttiyhtiö KPMG:n kansainvälinen CEO Outlook Covid-19 -tutkimus selvitti, miten korona-aika on vaikuttanut yrityksiin ja niiden taloudelliseen kasvuun. Tutkimuksen mukaan yli kaksi kolmasosaa vastanneista johtajista totesi, että kommunikaatio työntekijöiden kanssa on parantunut korona-aikana, ja kolmen neljäsosan mukaan etätyöskentelymenetelmiä tullaan yrityksessä kehittämään entisestään. Samassa kyselyssä 69 % vastaajista totesi, että yritys tulee vähentämään toimitilojaan (”we will be downsizing office space”).
Kyse ei siis ole pelkästä neliömääräisestä tilan pienentämisestä, vaan käynnissä on koko työn merkitysten, työskentelytapojen ja työntekijöiden kanssakäymisen muutoksista kansainvälisessä kontekstissa. Takaisin yhä suuremmiksi kasvaviin pääkonttoriratkaisuihin ollaan tuskin kovin pian menossa, vaan sen sijaan niin itse työ kuin myös työtilat ennemminkin pirstaloituvat ja muovautuvat työntekijöitään palveleviksi kohtauspaikoiksi.
Uudet työn tekemisen paikat
Toimistotyötä voidaan nykyään tehdä periaatteessa missä tahansa. Kotoa työskentely (”Working from Home”) onkin jo ennen koronaa alkanut korvautua termillä ”Working from Anywhere”, eli monipaikkainen työ (Harvard Business Review 2019, Ikonen 2020). Työn tekemisen luonne muuttuu ja työn tekemisen paikat hajoavat tarjoten mahdollisuuksia sekä työntekijälle että yritykselle yhdistellä eri tiloja työn tekemiseen.
Erilaisia työn tekemisen paikkoja ovat perinteiset yhden organisaation toimistot tai kokonaiset kiinteistöt; yrityksen haarakonttorit, sivupisteet tai satelliittikonttorit; yrityspuistot; co-working-tilat; eri alojen omat kohtaamispaikat; avoimet tilat kuten kahvilat tai kirjastot; sekä kodit ja muut yksityiset paikat.
Työn tekemisen paikkoja.
Työn ja työn tekotapojen muuttuessa, myös työn tekemisen paikat ovat olleet nopeassa muutoksessa jo koko vuosituhannen alun. Matkapuhelimet, internet sekä näiden mahdollistamat paikasta riippumattomat työn teon muodot ovat viimeisten vuosikymmenten ajan edistäneet työkulttuurin muutosta.
Perinteisesti yrityksillä on ollut omat, selkeästi rajatut tilat, joihin pääsy on rajoitettu vain oman organisaation työntekijöille sekä paikalle kutsutuille vieraille. Toimistojen sisällä osastot ovat toimineet usein omina yksikköinään, ja suuremmissa organisaatioissa eri osastojen työntekijät ovat saattaneet olla vuosienkin jälkeen täysin vieraita toisilleen. Yhteinen nimittäjä on ollut työnantajayritys. Palvelut on tuotettu talon sisällä, ja ideoita ja ajatuksia on jaettu ja kehitetty omien työntekijöiden kesken.
Uudenlaisissa työn tekemisen paikoissa on korostunut avoimuus ja verkostoituminen sekä eri alojen asiantuntijoita yhdistävät työn tekemisen muodot. Business Parkit, eli yrityspuistot, ovat keränneet samoihin kiinteistöihin eri alojen yrityksiä. Tämä on mahdollistanut yritysten tilatarpeiden sopeuttamisen, sekä joustoja operaattorin tarjotessa esimerkiksi aulapalveluita, siivousta ja vartiointia. Kuitenkin yrityspuistoissa organisaatiot toimivat edelleen selkeästi omina yksikköinään ja synergiaedut yritysten välillä ovat usein aika pieniä. Enemmän verkostoitumista ja innovaatioita edistävä muoto taas ovat 2000-luvulla nopeasti yleistyneet co-working-tilat. Esimerkiksi Alessandro Gandini (2015) määrittelee co-working-tilat freelancerin ja perinteisen toimistotyön väliin, jossa yksittäinen ammattilainen työskentelee muiden osaajien kanssa yhdessä, luoden organisaatiorajat ylittäviä verkostoja ja rutiineja
Kohtaamiset erilaisissa työn tekemisen paikoissa
Työn tekemisen paikkoja voi vertailla myös sen mukaan, kuinka paljon missäkin tilassa ollaan tekemisissä oman organisaation työntekijöiden kanssa, tai kuinka paljon eri tiloissa tapahtuu laajempaa verkostoitumista. Fyysisiä kohtaamisia kollegojen tai muiden verkostojen kanssa ei kotona työskenneltäessä juuri synny, mutta kotona työskennellessä korostuvat vapaus, työrauha sekä tietysti kustannustehokkuus, kun työmatkoihin käytetty aika ja raha sekä työpaikkaa varten tarvittava tila ja palvelut vähenevät. Eniten kohtaamisia tulee paikoissa, joissa ollaan samoissa tiloissa ja kohtaamiset ovat luontevia, kuten oman organisaation tiloissa. Pienemmissä satelliittikonttoreissa taas kohtaamiset ovat määrällisesti vähäisempiä, mutta luultavasti intensiivisempiä, sillä työntekijät tuntevat toisensa ja saapuvat tiloihin juuri yhteistyötä ja kohtaamisia varten. Mennessään vieraaseen tilaan, kuten kahvilaan työskentelemään yksin, tai co-working-tilaan, fyysiset kohtaamiset vieraampien ihmisten kanssa ovat vähäisempiä. Täysin toiseen laitaan perinteisestä toimistosta asettuu kotona yksin tehtävä työ.
Eri työn tekemisen paikkojen asettuminen kohtaamiset -akselille.
Etätyö on tullut jäädäkseen
Etätöitä on perinteisemmissäkin organisaatioissa toki tehty ennenkin, mutta kun korona pakotti suuren osan tietotyöläisistä etätöihin, tuli etätyöstä normi lähes yhdessä yössä. Monelle kotona työskentely on osoittautunut korona-aikana tehokkaaksi ja mielekkääksi. Suomen Yrittäjien teettämän Työelämägallupin mukaan etätyöhön on oltu tyytyväisiä, ja jatkossa etänä halutaan tehdä töitä ainakin osa viikosta. Tutkimukseen vastanneista 95 % oli tehnyt etätöitä lähinnä kotoa käsin, eli kotoa tehtävän työn määrä tulee luultavasti tulevaisuudessa kasvamaan. Tämä muutos kyseenalaistaa nykyiset tilaratkaisut suuressa osassa yrityksiä, ja vaikuttaa merkittävästi nykyiseen toimitilamarkkinaan.
Yhteistyöllä eroon tyhjistä toimitiloista
Suomessa ainakin pääkaupunkisudulla ongelmana on jo jonkin aikaa ollut suuri määrä tyhjiä toimistotiloja. Ilta-sanomien jutussa ”Miljoona neliötä toimistotilaa kumisee tyhjyyttään pk-seudulla” (14.9.2020) todetaan, että vaikka paljon tyhjiä toimistoja on vuosien varrella muutettu asunnoiksi, esimerkiksi Helsingissä käyttötarkoituksen muutokset eivät ole joillain alueilla olleet mahdollisia ollenkaan. Tämä joustamattomuus aiheuttaa tilojen pysymisen tyhjinä, kun kysyntä ei kohtaa tarjontaa. Vanhempi ja kysyntään vastaamaton toimistotila seisoo tyhjillään samalla kun yritykset kaipaisivat uudenlaisia joustavia toimitilaratkaisuja.
Tyhjä toimitila on kuluttavaa niin (kansan)taloudellisesti kuin ekologisestikin. Omistajille ylläpito aiheuttaa kustannuksia, kun tiloissa on pidettävä peruslämpö ja ilmastointi päällä. Tyhjän tilan ylläpidon taas maksavat kiinteistön muiden tilojen vuokralaiset - ja lopulta heidän asiakkaansa. Mitään lisäarvoa tai hyötyä yhteiskunnalle tyhjät tilat eivät kuitenkaan tuo.
Sekä kaupunkilaisten että toimitilamarkkinan etujen mukaista olisi yhteistyössä laajan ammattilaisrintaman kanssa tehdä työtä sen eteen, miten toimitilat voisivat tukea tulevaisuuden työtä, ja mitkä tulevaisuuden työn vaikutukset ovat koko kaupunkiin. Kiinteistöjohtamisen ja toimitilavälityksen ammattilaisilla on laaja ymmärrys ja ajantasainen tieto paikallisten yritysten tilatarpeista ja -toiveista. Ripeä ja avoin yhteistyö toimitilamarkkinan, yritysten, kaupunkisuunnittelun ja rakentajien kanssa hyödyttäisi niin toimialaa kuin kaupunkeja ja niiden asukkaita.
Vuoden 2008 taantuma pakotti etsimään uusia työn muotoja ja kehitti co-working-maailmaa. Koronan jälkeinen aika pakottanee meidät ottamaan seuraavan rohkean loikan kohti uusia yhteistyön muotoja!
Hanna Temmes
Lähteet:
Choudhury, P., Larson, B. & Foroughi, C. 14.8.2019. Is It Time to Let Employees Work from Anywhere?. Harvard Business Review. https://hbr.org/2019/08/is-it-time-to-let-employees-work-from-anywhere
Gandini, A. 2015. The rise of coworking spaces: A literature review. Ephema Journal. http://www.ephemerajournal.org/sites/default/files/pdfs/contribution/15-1gandini.pdf
Ikonen, H-M. 25.6.2020. Kommentti: Korona, kahvila ja koti – Missä etätyötä tehdään koronan jälkeen?. Jyväskylän yliopisto. https://jyx.jyu.fi/bitstream/handle/123456789/71798/2/Ikonen_Ilmio.pdf
Okkonen, K. 14.9.2020. Miljoona neliötä toimistotilaa kumisee tyhjyyttään pk-seudulla – miksi tilalle ei saada asuntoja?. Ilta-sanomat. https://www.is.fi/taloussanomat/art-2000006632713.html
KPMG. 2020. KPMG 2020 CEO Outlook: COVID-19 Special Edition. https://home.kpmg/xx/en/home/insights/2020/08/global-ceo-outlook-2020.html
Koskenranta, R. 2.10.2020. Suomen Yrittäjät. https://www.yrittajat.fi/uutiset/635213-tyoelamagallup-etatyo-lisaa-tyotyytyvaisyytta-it-yrittaja-tyot-ovat-hoituneet-etana#2b0381b3
