Uusi kohde manageeraukseen
27.01.2021
Kun kiinteistöjohtoyritys ottaa uuden asiakkuuden hoitaakseen, tapahtuu alkuvaiheessa paljon. Työvaiheet vaihtelevat riippuen siitä, onko kyseessä uudiskohde, kohde, jossa on ollut toinen kiinteistöjohtoyritys vai kohde, jossa ei ole käytetty ulkopuolisia kiinteistöjohtopalveluita.
Haltuunoton aikajakso alkaa sopimuksen allekirjoittamisesta, ja käytännön toimet tulisi valmistua kahden kuukauden kuluessa kohteen haltuunoton aloittamisesta. Tämän jälkeen siirrytään ylläpidon johtamiseen.
Yhteistyön aloittamisen varmistuttua tiedotetaan sopimuksesta kiinteistönomistajan ja tilan käyttäjien lisäksi sidosryhmiä sovitulla tavalla. Usein myös luodaan kohde käytettävään järjestelmään tai vähintäänkin kerätään kohteen tiedot pilvipalveluun.
Alussa on syytä myös järjestää haltuunottopalaveri, jossa käydään henkilöt, toimintatavat, odotukset sekä vastuut lävitse. Kiinteistönomistajan kanssa sovitaan kiinteistöjohtamiseen liittyvistä rajoista, strategioista, vastuunjaoista ja reunaehdoista. Tässä vaiheessa kohteen uusi manageri käy lävitse tarjouspyyntö-, tarjous- ja sopimusmateriaalit.
Mikäli kiinteistöjohtaminen siirtyy toiselta palveluntuottajalta, on yhteistyö ja dokumentaation siirto edellisen managerin kanssa tärkeää. Tässä tapauksessa on myös oleellista käydä kaikki keskeneräiset asiat lävitse tarkkaan.
Kiinteistöhuoltoliikkeen kanssa pidetään kiinteistökatselmus. Kohteen kunnossapitoon ja kiinteistönhoitoon liittyen, jos kiinteistölle ei ole laadittu sähköistä huoltokirjaa, sen laatiminen on suositeltavaa.
Kun haltuunotto on päässyt hyvin alkuun, on tärkeää pitää käyttäjäkokous. Kokouksessa pyydetään käyttäjiltä toiveita ja palautetta, joiden välityksellä toimintaa voidaan entisestään parantaa. Riippuen kohteen käyttäjistä, tässä kokouksessa voi olla myös hyvä käydä läpi vastuunjakotaulukko sekä tehdä selväksi mikä asia on kenenkin vastuulla ja miten esimerkiksi vikailmoitukset tehdään.
Käytännön työvaiheita haltuunottoprosessissa on kymmeniä – viranomaisilmoituksista liittymien hoitoon. LogisTila auttaa henkilöstönsä voimin kiinteistönomistajia ammattimaisessa kiinteistöjohtamisessa.
Ole rohkeasti yhteydessä – teemme alkukartoituksen, jonka jälkeen voimme käydä lävitse yhdessä etenemismahdollisuudet.
aluepäällikkö Ulla Lyytinen, YTM, IAT, LKV, AKA
ulla.lyytinen(at)logistila.fi tai p. 040 7760 538
toimitusjohtaja Rauno Nurmi, OTM, LKV
rauno.nurmi(at)logistila.fi tai p. 050 5522 683
