Blogi: Toimitilojen vaihtamissuunnitelmat kannattaa laittaa nyt turbovaihteelle
21.04.2020
Jos yrityksemme perustettaisiin nyt, missä olisimme ja miten työmme tekisimme? Muutosvoimasta kannattaa ottaa kaikki irti kyseenalaistamalla nykytila sekä hyödyntämällä muutoksen tuoma mahdollisuus tarkastella tulevaisuuden tilatarpeita ennakkoluulottomasti. Järkevöittämisen aika on nyt - ja yleensä järkevä on myös tuottavaa.
Toimitiloilla käsitetään kaikki ne tilat, joita yritykset käyttävät toimintansa pyörittämiseen eli arvon luomiseen. Vaikka koronakriisi on laittanut työelämän mullistusten tavoin tilatarpeiden muutoksetkin turbovaihteelle, on jo ennen pandemiaa ollut käynnissä megatrendejä, jotka ovat vaikuttaneet toimitiloihin.
Ilmastonmuutoksen hillitsemiseen tähtäävien energiatehokkuutta parantavien ratkaisujen lisäksi tilojen käyttöä on tehostettu ja työntekijöitä on kannustettu joukkoliikenteen, pyöräilyn ja kävelyn suosimiseen työmatkaliikenteessä. Lisäksi ajattelu siitä, että tyytyväinen työntekijä on myös tuottava työntekijä, on tehnyt tilasuunnittelusta yhä käyttäjälähtöisempää painottaen viihtyisyyttä, avointa tiedonkulkua sekä työtapojen ja -tilojen joustavuutta.
Toimistot kehittyvät yhteiskunnan ja teknologian mukana
Toimistoissa on vuosisadan aikana siirrytty avotilasta, jossa johtaja näki alaisensa ylhäältä lasin takaa, aina koppikonttoreiden kautta avokonttoreihin, monitoimitiloihin ja hybridiratkaisuihin - ja nyt hetkessä etätöihin kotikonttoreille. Kehitys on yhteiskunnan arvojen ja taloussuhdanteiden lisäksi mukaillut tekniikan ja teknologian kehitystä.Viime aikoina tilojen suunnittelun ajureina ovat olleet muun muassa joustavuus ja muunneltavuus, yksilö- ja ryhmätyötilojen yhdistely, sekä hierarkioita madaltavat ja työssä viihtymistä ja joustoja lisäävät ratkaisut.
Tilojen suunnittelussa on käytetty palvelumuotoilua, jonka menetelmät tähtäävät tarpeiden ja toiveiden vastaamiseen käyttäjälähtöisesti. Keskeistä on ollut ottaa asiakkaat ja työntekijät heti alussa mukaan suunnitteluun.
Käyttäjätarpeiden ymmärtäminen parantaa kannattavuutta
Tilatarpeita tarkasteltaessa työntekijät niputetaan helposti karkeisiin ryhmiin: ovat ne, jotka tarvitsevat oman huoneen, ja ne, jotka työskentelevät avotiloissa. Työntekijöiden päivän kulkua olisi hyvä kuitenkin havainnoida jopa tuntitasolla, jotta todelliset tarpeet ymmärrettäisiin.
Työterveyslaitoksen TOTI-hankkeen mallissa työntekijät on jaettu neljään ryhmään. Nämä neljä työntekijätyyppiä auttavat hahmottamaan ihmisten fyysisiä, sosiaalisia ja virtuaalisia tarpeita. Kyseisessä jaottelussa toimistolla pääasiassa paikalla olevien ankkurin ja yhdistelijän tilatarpeet kun ovat hyvin erilaiset kuin kentällä työskentelevien keräilijän tai navigoijan.
Käyttäjätarpeiden ymmärtämiseen tähtäävä suunnittelu voi tuoda merkittäviä säästöjä ja samalla lisätä kassavirtaa ja työn tuottavuutta. Esimerkiksi navigoijat saattavat olla toimistolla vain joitain tunteja viikossa, eli on tärkeää ymmärtää, tarvitsevatko he omaa huonetta tai edes omaa paikkaa? Toisaalta koska nämä navigoijat ovat harvoin paikalla, jäävät he helposti vähälle huomiolle tilojen suunnittelussa.
Millaiset ovat tulevaisuuden tilatarpeemme?
Mikäli toimitilojen vaihtaminen on ollut mietinnässä jo ennen koronaa, voi nyt olla mainio hetki perehtyä asiaan ja hyödyntää muuttuvan toimintaympäristön tarjoamat mahdollisuudet tilanteen uudelleentarkasteluun. Kuten muutkin alat, toimitilamarkkina elää nyt nopean uudistumisen aikaa, ja niin rakennuttajat, sijoittajat, vuokranantajat kuin vuokralaisetkin joutuvat mukauttamaan toimintaansa asiakkaiden muuttuviin tarpeisiin.
Tulevaisuuden tilatarpeita voikin lähestyä kysymällä: ”Mikäli yrityksemme perustettaisiin nyt, missä ja miten asiakkaamme haluaisivat meidän olevan, eli mihin sijoittuisimme ja miten työmme järjestäisimme?”. Kun tämä ajatus alkaa kirkastua, voi pohtia tarkemmin sijaintia sekä tarvittavan tilan määrää.
Onko jatkossakin tärkeää olla asiakasvirtojen äärellä tai lähellä 
lentokenttää? Entä tarvitsemmeko todella omaa neukkaria? Käyttäisimmekö oman keittiön sijaan yhteistiloja? Mistä työntekijämme tulevat ja paljonko he käyttävät työmatkoihin aikaa? Onko toimistomme postiosoitteella ja alueen maineella oikeasti merkitystä? Näihin asioihin paneudun seuraavissa blogikirjoituksissani, kunhan kiinnostus tilatarpeiden ennakkoluulottomaan uudelleenarviointiin on ensin herätelty.
PS. Vaikka tilasuunnittelu pyörisikin pitkälti työntekijöiden tarpeiden ympärillä, kaikkein tärkeintä on kuitenkin pitää tiukasti katse asiakkaissa, ja pyrkiä kaikin keinoin ymmärtämään heidän tulevia tarpeita ja toiveitaan.
Kirjoittaja on LogisTilan asiakkuuspäällikkö Hanna Temmes.
